Перейти к содержимому 
Если вы открыли офис, склад, точку выдачи или небольшое рабочее место не по юридическому адресу, это ещё не означает, что нужно регистрировать филиал.
Но это не значит и обратного: что можно вообще не уведомлять налоговую.
На этом месте чаще всего и ошибаются.
Кажется, что всё просто: сняли помещение, посадили сотрудника, стали работать. В ЕГРЮЛ ничего менять не планировали, отдельного директора не назначали, слово “филиал” в документах не писали.
А потом адрес новой точки появляется в договоре аренды, накладных, кадровых документах или банковском запросе. И выясняется, что для ФНС важно не название, а факты: есть ли у компании рабочее место по другому адресу и работает ли оно больше месяца.
Если да, это может быть обособленное подразделение без филиала.
Самая неприятная часть — срок. Сообщить в налоговую нужно не когда бухгалтер вспомнил и не когда банк задал вопрос, а в течение месяца со дня создания подразделения.
И чем дольше точка работает, тем сложнее потом объяснять дату её создания.
Поэтому вопрос не в том, “открывали ли вы филиал”. Вопрос другой: появилась ли у компании постоянная рабочая точка не по юридическому адресу.
Разберём, когда достаточно подать С-09-3-1, когда уже нужна Р13014, что оформить внутри компании и как не обнаружить проблему задним числом.
Где обычная точка превращается в подразделение
Дальше важно отделить обычную аренду помещения от ситуации, о которой нужно сообщать в налоговую.
Сам по себе адрес не по юрадресу ещё ничего не значит. Компания могла провести встречу в переговорной, принять товар у партнёра, отправить сотрудника в командировку или временно поработать на объекте клиента.
Проблема появляется, когда компания фактически устраивает там своё место работы.
Например, в помещении постоянно сидит менеджер, кладовщик принимает товар, кассир работает с покупателями, мастер выполняет заказы, сотрудник оформляет документы или выдаёт товар клиентам. Неважно, как это называется внутри компании: склад, кабинет, точка, офис продаж или “просто место для отгрузок”.
Для налоговой важны три вещи: адрес отличается от юридического адреса ООО, там есть рабочее место, и это не временная история на пару дней, а работа больше месяца.
Вот тогда уже нужно проверить обязанность подать С-09-3-1.
Пример простой: ООО зарегистрировано в Самаре, а склад арендует в Тольятти. На складе постоянно работает кладовщик, принимает товар и оформляет отгрузки. Филиал не создавали, но рабочее место по другому адресу есть. Значит, компания должна проверить обязанность сообщить об обособленном подразделении.
ФНС объясняет это теми же признаками: другой адрес, срок больше одного месяца и хотя бы одно стационарное рабочее место.
Когда С-09-3-1 уже не хватает
С-09-3-1 подходит для обычной рабочей точки: склада, офиса, пункта выдачи, места менеджера или кладовщика. То есть для ситуации, когда компания работает по другому адресу, но не создаёт отдельный филиал или представительство.
Если компания оформляет именно филиал или представительство, сведения о них должны попасть в ЕГРЮЛ. Тогда проверяют комплект регистрационных документов, включая Р13014.
Иногда решает не сам адрес, а полномочия, которые дали этой точке.
Если человек на точке только принимает товар, выдаёт заказы, ведёт склад или работает с клиентами на месте, обычно это история про С-09-3-1.
Если точке дали больше самостоятельности — например, там ведут переговоры от имени компании, подписывают документы, представляют организацию перед клиентами или партнёрами, — уже нужно проверить, не вышли ли вы за рамки обычного обособленного подразделения.
Здесь опасно выбирать форму по названию. “Офис продаж” может остаться обычной точкой. А “представитель в регионе” по документам иногда выглядит уже как представительство.
Поэтому перед подачей нужно ответить не на вопрос “как мы это называем?”, а на другой: какие полномочия фактически передали этой точке.
Если полномочий филиала или представительства нет — смотрим С-09-3-1.
Если они есть или есть сомнения — сначала проверяем, не нужны ли изменения в ЕГРЮЛ и Р13014.
Когда подать сообщение и куда его отправлять
Сообщение С-09-3-1 подают в налоговый орган по месту нахождения самой организации. Не в инспекцию по адресу склада или офиса, а туда, где стоит на учёте головное ООО. Срок — один месяц со дня создания подразделения.
Часто возникают проблемы с определением даты создания.
Договор аренды подписали 5 марта.
Ключи получили 10 марта.
Мебель завезли 14 марта.
Кладовщик вышел 18 марта.
Первую отгрузку сделали 20 марта.
С какой даты считать месяц? Без документов точного ответа не дать. Нужно смотреть, когда фактически появилось рабочее место и началась работа через эту точку.
Поэтому лучше не ждать “пока всё заработает нормально”. Чем дольше точка будет работать без сообщения, тем сложнее потом объяснять дату создания.
Чтобы не спорить с датой, перед подачей соберите минимум: договор аренды, дату фактического начала работы, сведения о сотруднике или ответственном на точке, описание того, что там делают, и адрес так, как он проходит по ГАР. Если адрес в договоре и адрес в реестре расходятся, сначала разберитесь с адресом.
В случае, когда сведения по подразделению изменились, об этом тоже сообщают по С-09-3-1. Когда подразделение закрыли, подают С-09-3-2. Срок для закрытия — три дня со дня прекращения деятельности через подразделение.
Если не сообщить
Иногда точка работает тихо: маленький склад, один сотрудник, несколько отгрузок в неделю.
Кажется, что налоговая об этом не узнает.
Потом адрес появляется в банковском запросе, договоре, накладной, кадровых документах, заявке на тендер или при проверке контрагента.
И выясняется: рабочее место есть, срок давно прошёл, сообщения в ФНС нет.
ФНС предупреждает, что деятельность через обособленное подразделение без постановки на учёт может привести к налоговой и административной ответственности.
Но дело не только в штрафе. Неподанное сообщение мешает в самый неподходящий момент: при сделке, банковской проверке, смене адреса, закрытии склада или подготовке документов для инвестора.
Вчера это был “просто склад”. Сегодня — старая регистрационная ошибка.
Как помогает RegForma
Обычно к нам приходят не с чистой ситуацией “планируем открыть подразделение”.
Чаще точка уже работает. Склад снят, сотрудник вышел, адрес попал в договоры, банк или контрагент уже задал вопрос. И нужно быстро понять: это С-09-3-1, Р13014 или вообще сначала надо привести в порядок документы.
Сотрудники RegForma разбирают ситуацию до заполнения формы.
Мы смотрим адрес, договор аренды, дату запуска, функции точки, сотрудников и документы, где уже появился новый адрес. После этого становится понятно:
- какую форму подавать;
- какую дату указывать;
- нужно ли трогать ЕГРЮЛ;
- что делать, если срок уже прошёл;
- какие документы подготовить внутри компании.
Такой подход нужен, чтобы не выбрать лишний путь: не оформлять филиал там, где достаточно С-09-3-1, и не подавать С-09-3-1 там, где по факту уже нужен другой регистрационный сценарий.
Оставьте заявку на regforma.online — проверим вашу ситуацию и подскажем, что делать: подать С-09-3-1, готовить изменения по Р13014 или сначала привести в порядок документы по точке.
Материал помогает сориентироваться. Точный порядок зависит от документов компании, функций новой точки, адреса, срока работы и того, не создан ли фактически филиал или представительство.
FAQ
Нужно ли вносить обычное обособленное подразделение в ЕГРЮЛ?
Нет, если это не филиал и не представительство. Для обычного обособленного подразделения подают сообщение С-09-3-1.
Куда подавать С-09-3-1?
В налоговый орган по месту нахождения организации. Постановка на учёт подразделения проходит на основании сообщения организации.
Какой срок подачи С-09-3-1?
Один месяц со дня создания обособленного подразделения.
Что делать, если офис или склад уже работает, а сообщение не подавали?
Нужно восстановить дату фактического создания, проверить адрес, документы по помещению и сотрудникам, затем подготовить сообщение. Если срок уже прошёл, лучше не затягивать.
Удалённый сотрудник создаёт обособленное подразделение?
Не сам по себе. Если компания не оборудовала стационарное рабочее место, а сотрудник работает дистанционно, обособленное подразделение обычно не возникает. Но ситуацию лучше проверять по фактам.